Trondheim Tangoklubb

paint the music with your feet

Referat fra årsmøte 2023

Dato: 27. mars 2023

Til stede: Aage Hagerup, Bjørg Karin Eggen, Bjørn Christian Enger, Claes Holm, Elisabeth Østgaard, Heidi Holmeide, Laila Aksetøy, Lena Glasø, Linda Vorvik, Marianne Johnsen, Randi Reidunsdatter, Sigrid Berge, Solfrid Helsø, Terje Tangen, Torill Ellingsen, Soudabeh Khodambashi.

  1. Godkjenning av møteinnkalling og dagsorden
    1. Fra vedtektene:
      1. Årsmøtet er foreningens øverste myndighet. Det holdes hvert år innen 31. mars og årsmøteinnkalling skal være medlemmene i hende senest 14 dager før årsmøtet. Innkalling sendes pr. e-post. Forslag som ønskes satt opp på sakslista og behandlet på foreningens årsmøte, må være styret i hende innen 1 måned før årsmøte avholdes. Stemmerett har alle frammøtte medlemmer som har betalt medlemskap inneværende år eller året før eller er fritatt for å betale medlemskontingent. Alle vedtak utenom vedtektsendringer fattes ved alminnelig flertall. Ved stemmelikhet gjelder sittende styreleders dobbeltstemme.
    2. Innkalling ble sendt ut på mail og postet på Facebook 01.02.2023. Årsmøtedokumentene ble sendt ut 24.03.2023.
    3. Innkalling og dagsorden ble godkjent av årsmøtet.
  2. Valg av møteleder og referent, samt 2 personer til å signere protokollen
    1. Møteleder: Terje Tangen
    2. Referent: Bjørg Karin Eggen
    3. Signatur: Solfrid Helsø og Aage Hagerup
  3. Styrets årsberetning
    1. Terje Tangen leste opp årsmeldingen for perioden. Mindre justeringer ble gjort i møtet.
    2. Kommentarer
      • Savner bedre synlighet ifht milonga og Ønsker at det festes øverst på FB siden vår.
      • Medlemmene ønsker en bedre tone på meldinger som legges ut på FB siden når det gjelder vakter som mangler.
      • Legge arrangementene ute på trdevent.no om mulig.
      • En fast kommunikatør når det gjelder practica og milonga på FB siden? Kan noen andre enn styret få tilgang som administratorer?
      • Bruke hjemmesiden mere til å annonsere det som skjer, siden FB ikke fungerer så godt. Få lagt ut datoer på eventer så tidlig som mulig så alle kan planlegge.
      • Informasjon: Tango in Hell har laget flyers for 2024 som medlemmer kan ta med når de er ute og reiser
    3. Årsmeldingen ble godkjent ved akklamasjon.
  4. Godkjenning av resultatregnskap og balanse 
    1. Bjørg Karin Eggen gikk gjennom resultatregnskap og balanse for 2022.
    2. Kommentar: Styret må følge nøye med så tap ikke blir så stort. Spørsmål til styret om hvor lenge fond skal stå. Styret svarte at de står så lenge det ikke er bruk for midlene for å betale utgifter for klubben. Styret følger tidligere instruks om å ha 100-150.000 på brukskonto.
    3. Revisor anbefalte godkjenning av resultatregnskap og balanse.
    4. Resultatregnskap og balanse ble godkjent ved akklamasjon.
  5. Styrets forslag til budsjett for 2023
    1. Terje Tangen gikk gjennom budsjettet
    2. Budsjettet ble godkjent ved akklamasjon
  6. Innmeldte saker
    1. Dansheim – Dansens hus Trondheim.
      1. Styret ba om årsmøtets godkjenning til å undertegne intensjonsavtale med Dansens hus Trondheim. Dette ble godt mottatt av Årsmøtet og var i samsvar med en god del ønsker om å se etter sentrumsnære lokaler.
      2. Forslaget ble godkjent ved akklamasjon.
    2. Leie og lokaler for tangoklubben
      1. Det ble en god diskusjon ang. temaet. Mange ønsker, det var en god del som ønsket at vi må lete etter lokaler i sentrum slik at det blir lettere for de uten bil. Kanskje vi trekker til oss flere yngre dansere som ønsker å danse og så gå ut med venner. Curita har denne formen og har fulle hus ifølge de som er der. Delte meninger om vi skulle leie fast plass eller bare ha det slik at vi leier en plass for kvelden, noe som gir utfordring med utstyr og hvem som skal flytte det fra plass til plass.
      2. Forslag til tiltak siden vi er der vi er: Alle kan bli bedre på å spørre og tilby hjelp i form av å sitte på til den som kjører. En kan legge ut beskjed på siden når det er practica, milonga, kurs eller eksternhelger.
      3. Styrets anbefaling: Klubben har hatt lokaler midt i sentrum uten at det har påvirket oppmøte på arrangementer nevneverdig, snarere tvert om. I lokalene i Prinsens gate var det heller beskjedent oppmøte i perioden etter første gjenåpning etter Corona. Styret er av den formening at tilgjengelige parkeringsplasser er viktigere enn sentral plassering. Nåværende lokaler har også gode kollektivforbindelser. Styret er enig i at husleia er i overkant høy all den tid man ikke har klart å få flere leietakere. Det nye styret må derfor jobbe aktivt for å skaffe flere leietakere for å dele på husleia. Styret ønsker heller seg ikke tilbake til den tiden hvor vi måtte ta med utstyr, rydde bort i lokalene, sette fram utstyr og vi ikke kunne sette vårt preg på lokalene. Det er dessuten svært vanskelig å finne egnede og rimelige lokaler i sentrum, men styret er uansett på konstant leting etter egnede lokaler.
      4. Styrets anbefaling ble godkjent av ved akklamasjon.
    3. Forankring av practica og milonga i styrets virksomhet
      1. Etter mye diskusjon fram og tilbake ble det enighet om at det som er markert i styrets anbefaling var det vi måtte stemme over. Dette på grunn av at vi ikke klarte å finne noe å stemme over på forslaget som var innsendt.
      2. Styrets anbefaling: Fra vedtektene §7 Styrets oppgaver
        1. Styret ivaretar foreningens interesser og representerer den overfor tredjepart. Styret utarbeider budsjett og fører regnskap for klubben, utarbeider kursplaner, sørger for lokaler til kurs og dansekvelder og engasjerer danseinstruktører. Styret kan vedta å opprette komiteer, underutvalg el. l for organisering av klubbens aktiviteter og engasjere daglig leder/forretningsfører eller lignende.
        2. Styret har vedtatt å opprette en huskomite (som det har rett til ifølge vedtektene) som er ment å ivareta den praktiske driften av Tangohuset. Ansvaret for all aktivitet i klubben påligger styret. Huskomiteens oppgaver etableres etter avtale mellom styret og huskomiteen. Claes Holm vil være styrets bindeledd mot huskomiteen. I tillegg er Soudabeh med i huskomiteen og på valg som varamedlem.
        3. Bakgrunnen for opprettelsen av huskomiteen er å prøve å engasjere flere medlemmer til å ta ansvar for klubben slik at styret ikke blir både styrende og utførende organ for all aktivitet i klubben.
      3. Forslaget ble godkjent med 14 mot 2 stemmer.
  7. Valg av styrets leder, styremedlemmer, varamedlemmer, revisor og valgkomité.
    1. Leder:
      • Hjard Jensen – gjenvalg (1 år)
    2. Styremedlemmer:
      • Norunn Marie Åsmul for Lyder Knutsen (2 år)
      • Terje Tangen – gjenvalg (1 år)
      • Bjørg Karin Eggen – gjenvalg (1 år)
    3. Varamedlemmer:
      • Soudabeh Khodambashi (2 år)
      • Tove Kristin Steen (2 år)
    4. Valgkomite:
      • Laila Aksetøy
      • Sigrid Berge
    5. Revisor:
      • Bjørn Christian Enger
    6. Sittende styre (ikke på valg):
      • Claes Holm – styremedlem (1 år)
    7. Huskomiteen var ikke på valg, men følgende hadde meldt sin interesse:
      • Soudabeh Khodambashi 
      • Solfrid Helsø
      • Sigrid Slettebakk Berge
      • Aage Hagerup
    8. Avtroppende styremedlem Lyder Knutsen og varamedlem Hanne Haslene-Hox ble takket for sin innsats.

Det nye styret ble valgt ved akklamasjon og takket for at de stiller opp.

Trondheim, 24.04.2023

Bjørg Karin Eggen (sign)
Referent

Solfrid Helsø (sign) Aage Hagerup (sign)