Personvernerklæring
Trondheim tangoklubb, ved styreleder, er behandlingsansvarlig for virksomhetens behandling av personopplysninger.
Erklæringen inneholder opplysninger du har krav på når det samles inn opplysninger fra nettstedet vårt (personopplysningsloven § 19) og generell informasjon om hvordan vi behandler personopplysninger (personopplysningsloven § 18 1. ledd).
- Behandling av personopplysninger på www.trondheimtango.no
Daglig ansvar
Styret har det daglige ansvaret for Trondheim tangoklubbs behandling av personopplysninger på trondheimtango.no med mindre annet er oppgitt under. Det er frivillig for de som besøker nettsidene å oppgi personopplysninger i forbindelse med tjenester. Behandlingsgrunnlaget er samtykke fra den enkelte, med mindre annet er spesifisert.
Nettstatistikk
Trondheim tangoklubb samler inn avidentifiserte opplysninger om besøkende på trondheimtango.no. Formålet med dette er å utarbeide statistikk som vi bruker til å forbedre og videreutvikle innholdet på nettsidene. Eksempler på hva statistikken gir svar på, er hvor mange som besøker ulike sider, hvor lenge besøket varer, hvilke nettsteder brukerne kommer fra og hvilke nettlesere som benyttes. Opplysningene behandles i avidentifisert og aggregert form. Med avidentifisert menes at vi ikke kan spore opplysningene vi samler inn tilbake til den enkelte bruker.
Informasjonskapsler
Informasjonskapsler (cookies) er små tekstfiler som plasseres på din datamaskin når du laster ned en nettside. Følgende informasjonskapsler brukes på trondheimtango.no:
- Site Analytics: Google Analytics
Les mer om hvordan du administrerer informasjonskapsler her.
- Datasystemer
Deltaker.no
Trondheim tangoklubb benytter www.deltaker.no for å ta imot påmeldinger til kurs og andre arrangementer. Deltaker.no er databehander for disse dataene. Opplysningene gis frivillig av de som ønsker å benytte seg av Trondheim tangoklubbs tilbud. Se deltaker.no sine personvernerklæringer her.
Styreweb
Styreweb (https://www.styreweb.com) benyttes for å lagre medlemsopplysninger om det enkelte medlem av Trondheim tangoklubb. Informasjonen som legges inn i dette systemet er identisk med det som legges inn ved betaling av medlemskap på deltaker.no, i tillegg til at det registreres opplysning om kjønn. Se personvernerklæring fra Styreweb her.
Dropbox
Dropbox benyttes for å arkivere alle dokumenter knyttet til Trondheim tangoklubbs virksomhet. Eksempler på slike dokumenter er budsjett/regnskap/bilag, kontrakter med eksterne instruktører, ansettelseskontrakter, kursinformasjon, video og bilder ifm arrangementer. Det er kun styrets medlemmer som har tilgang til denne dropboxen. Når medlemmer trer ut av styret slettes tilgangen. Se personvernerklæring fra Dropbox her.
Mailchimp
Trondheim tangoklubb sender med jevne mellomrom ut nyhetsbrev til sine medlemmer og kursdeltakere ved hjelp av Mailchimp (www.mailchimp.com). Styreleder i Trondheim tangoklubb er databehandler for nyhetsbrevet. Behandlingsgrunnlaget er samtykke fra den enkelte. E-post-adressene hentes fra deltaker.no og Styreweb medlemsregister. Mottakeren har anledning til å melde seg av nyhetsbrevet når som helst. Se personvernerklæring fra Mailchimp her.
Google forms
Trondheim tangoklubb bruker Google forms (https://www.google.com/forms/about/) til å sende ut spørreundersøkelser. Formålet med undersøkelsene vil alltid bli opplyst og i de fleste tilfeller har mottakeren muligheten til å svare anonymt. Det er også frivillig å svare. Trondheim tangoklubb vil ikke dele opplysningene eller bruke opplysningene på annen måte enn det som er oppgitt. Det er Google som er databehandler. Samarbeidet er regulert av en databehandleravtale og Google utleverer ikke data til tredjeparter. Se personvernerklæring fra Google her.
- E-post, telefon og meldinger
Trondheim tangoklubb benytter e-post og telefon som en del av det daglige arbeidet for at styremedlemmene skal kunne utføre sine arbeidsoppgaver. Styreleder har det daglige ansvaret for behandlingen av personopplysninger i denne sammenheng. Relevante opplysninger som fremkommer av telefonsamtaler og e-poster som skjer som en del av driften, lagres og behandles i mailsystemet av styrets medlemmer.
Trondheim tangoklubbs styremedlemmer benytter i tillegg e-post i alminnelig dialog med interne og eksterne kontakter. Den enkelte er ansvarlig for å slette meldinger som ikke lenger er aktuelle, og minst en gang i året gjennomgå og slette unødvendig innhold i e-post-systemet. Når et styremedlem slutter slettes e-post-kontoen, men enkelte relevante e-poster kan bli overført til andre styremedlemmer. Sensitive opplysninger skal ikke sendes med e-post.
Styret samhandler ved hjelp av Microsoft Messenger ved hjelp av grupper. Disse gruppene skal ikke benyttes til å dele sensitive opplysninger.
- Opplysninger om ansatte
Trondheim tangoklubb behandler personopplysninger om sine ansatte for å administrere lønn og personalansvar. Rettslig grunnlag følger av personopplysningsloven § 8, første ledd og § 8 a), b) eller f) samt § 9 a), b) og f). Det er styreleder som har det daglige ansvaret for dette. Det registreres nødvendige opplysninger for utbetaling av lønn, for eksempel grunndata, lønnsnivå, tidsregistrering, skatteprosent, skattekommune og fagforeningstilhørighet. Andre opplysninger om ansatte er knyttet til vedkommendes arbeidsinstruks og tilrettelegging av vedkommendes arbeid.
Sletterutiner for personalopplysninger følger regnskapsloven og arkivloven.
- Hvordan få informasjonen slettet eller endret
Interessenter som gir Trondheim tangoklubb informasjon på en måte som gjør at vi registrerer de som en interessent, får en bekreftelse på e-post om hva de har samtykket til. I denne e-posten vil de også få en link de kan bruke for å få slettet informasjon om seg selv fra våre systemer.
Alle som er registrert i et av Trondheim tangoklubbs systemer har rett på innsyn i egne opplysninger. Vedkommende har rett til å be om at uriktige, ufullstendige eller opplysninger Trondheim tangoklubb ikke har adgang til å behandle blir rettet, slettet eller supplert.
Kontaktinformasjon
E-post: styret [at] trondheimtango.no
Telefon: +47 99297923
Postadresse: Kong Inges gate 26, 7052 Trondheim