Styremøtereferat

Styremøte Trondheim Tangoklubb 28. november 2017

Tilstede: Terje Tangen, Geir Ellingsen, Solfrid Helsø, Hjard Jensen
Forfall: Sigrid S. Berge, Fabio Hernandez
Sted: Tangohuset

  1. Gjennomgang av forrige møtereferat
    1. Ingen kommentarer.
  1. Status milonga
    1. Gjennomsnitt deltakere høst: 14 stk. 21 på det meste (unntatt tangoweekends).
  1. Status practica
    1. Gjennomsnitt deltakere høst: 18,8 stk. 28 på det meste.
    2. Vi flytter practica til Tangohuset (milongasalen) fra neste semester.
  1. Arrangementer
    1. Alexa & Edwin
      1. Svært bra gjennomført arrangement. Fikk mange gode tilbakemeldinger på spørreundersøkelsen.
    2. Nuevokurs 3 kvelder uke 45. 2o deltakere (ny rekord på temakurs!)
    3. Nuevomilonga 12. november (godt oppmøte)
    4. Nybegynnermilonga 1. desember (avslutning på kurs – invitert NTNUI)
    5. Førjulsmilonga 15. desember (siste milonga før jul)
    6. Romjulsmilonga 27. desember
    7. Nyttårsmilonga (Loreta) 31. desember
  1. Status økonomi
    1. Økonomien er god.
    2. Resultat arrangementer
      1. Totalt har vi gått i et lite underskudd på eksternhelgene våre i år (-7.800).  Styret er relativt fornøyd med dette, men hadde selvsagt ønsket større oppslutning omkring arrangementene.
    3. Støtte
      1. Trondheim kommune: 43.000 (nytt golv Speilsalen)
      2. TOBB: 5.000 (nytt golv Speilsalen)
      3. Frilynt: 5460 (+2160 + 990 som kommer straks i kursstøtte)
      4. Frilynt: 9.000 (nytt stereoanlegg)
    4. Fond: Vi har økt fondsverdien med 26% p.a. så langt i år (ikke realisert).
      1. ODIN Emerging Markets
      2. ODIN Europa C
      3. ODIN Sverige C
  1. Status kurs
    1. Nybegynnerkurs 2018 – 6 påmeldte + 3 forhåndsannonserte.
      1. Gavekort på nybegynnerkurs selges på Facebook
    2. Videregående kurs – vi kjører ikke disse fra neste år.
    3. Temakurs (man-tors-søn)
      1. Nuevo II
      2. Milonga
      3. Vals
    4. Kurslister
      1. Vi er pålagt å føre kurslister med fødselsdato og postnr/sted for å få kursstøtte fra Frilynt. Det vil bli laget en egen perm for avkryssing av oppmøte.
  1. Arrangementer vårsemesteret
    1. Solveig og Bogdan – 19-21 januar 2018
    2. Sara og Juampi – 2-4 mars 2018
    3. Plateslipp med Håkon Magnar Skogstad, pianist Tangueros del Norte etter nyttår (dato kommer).
    4. Maricel Giacomini april 2018 (uke 16 eller 17)
  1. Arrangementer høstsemester (forslag)
    1. Sara & Juampi
    2. Orcestra Tipica Andariega (7-mannsorkester)
    3. Gisela Passi & Rodrigo Rufino
    4. Sebastian Acosta & Laura D’Anna (verdensmestre 2014)
  1. Status tangohuset
    1. Golvet i speilsalen
      1. Fått 43.000 i støtte fra Trondheim kommune og 5.000 fra TOBB til å legge nytt golv.
      2. Fått pris på grunnarbeid (materiale og arbeid): 20.000
      3. Har 28.000 til belegg + arbeid. Får prøver på belegg fra malerfirma.
      4. Gjennomføres første helga i januar (dugnad). Vi maler samtidig vegger og evt tak i Speilsalen denne helga. Her trenger vi frivillige!
    2. Avtaler
      1. Inngått avtale med Flamenco Trondheim
      2. Eksotisk dans er interessert (magedans)
      3. NTNUI – ikke fått svar på forespørsel
      4. 5Rytme workshop (scenekunstner og rytmelærer) – interessert å leie lørdag 24. feb – 31. mars – 28. april – 26. mai – 30. juni.
    3. Fordeling av timer i Tangohuset våren 2018 (se også bookingkalender)
Dag Fra Til Timer/uke Hvem Status
Mandag 1730 1900 1,5 NTNUI Sendt forespørsel
Mandag 1900 2215 3,25 Bårds dans Sendt kontrakt
Tirsdag 1830 2000 1,5 NTNUI Sendt forespørsel
Tirsdag 2000 2130 1,5 Eksotisk dans Avventer bestilling
Onsdag 1830 2130 3 NTNUI Sendt forespørsel
Torsdag 1715 2145 4,5 Flamenco Ok
Sum     15,25    

10. Eventuelt

A. Utmerkelser

  1. Guro Stuggu, Ingrid Apalset og Stein Erlend Brandser har fått æresmedlemskap i tangoklubben. Fra før har Lars Hellemo fått denne utmerkelsen.
  2. Igor Praskac og Aage Hagerup fikk utmerkelse for sin innsats som DJ.
  3. Berit Møbius fikk utmerkelse for sin innsats som materialforvalter.

B. Årsmelding

  1. Styret har startet på utarbeidelse av denne. Årsmøte planlegges i løpet av januar. Innkalling kommer senest 14 dager før.

C. Styret behandlet en personsak.

Skrevet av Hjard Jensen


Styremøte Trondheim Tangoklubb 3. oktober 2017

Tilstede: Terje Tangen, Geir Ellingsen, Solfrid Helsø, Hjard Jensen
Forfall: Sigrid S. Berge, Fabio Hernandez
Sted: Tangohuset

  1. Gjennomgang av forrige møtereferat
    1. Ingen kommentarer.
  1. Status milonga
    1. Gjennomsnitt deltakere høst: 14,3 stk. 17 på det meste.
    2. Må prøve å engasjere nybegynnere som milongavakt.
    3. Geir ønsker ikke å fortsette med denne oppgaven fra neste år.
    4. Utfordringer med å skaffe DJs.
  1. Status practica
    1. Gjennomsnitt deltakere høst: 22 stk. 28 på det meste.
  1. Arrangementer
    1. Kulturnatt Trondheim 2017
      1. Inguna arrangerte på Cafe le Frere
      2. Greit oppmøte
    2. Sara & Juampi 8-10 september
      1. Arrangementet gikk med underskudd.
        1. Startet for tidlig på høsten?
        2. Få tilreisende.
        3. 15 færre påmeldt enn i vår.
    3. Trondheim konsert & milonga weekend 22-24 september
      1. Arrangementet gikk med underskudd.
        1. For få solgte billetter. Ca 30 fra tangomiljøet, men bra oppmøte ellers.
        2. Få tilreisende tangodansere (Sundsvall, Oslo og Tromsø)
        3. Vellykket arrangement! Fått mange positive tilbakemeldinger.
    4. Alexa & Edwin 27-29. oktober
      1. Vi dropper dagmilonga
      2. Gaver – Hjard
      3. Vertskap – Geir
      4. Mat – Kurvfest, gryterett/suppe – catering – Sigrid
      5. Kontrakt – Hjard
    5. 25-års jubileum
      1. Trondheim tangoklubb er 25 år i år. Vi markerer dette med en spesiell festmilonga lørdag 28. oktober under Alexa og Edwin helgen.
      2. Logo av Trondheim tangoklubb – Ok
      3. T-skjorter – Ok
  1. Status økonomi
    1. Sviktende inntekter så langt (sammenlignet med 2016)
      1. Semesterkurs nybegynner og videregående
      2. Medlemskap og årspass
    2. Økte utgifter (sammenlignet med 2016)
      1. Leie lokaler
      2. Levende musikk
      3. Diverse (gulv, anlegg)
    3. Reduserte kostnader (sammenlignet med 2016)
      1. Driftskostnader eksternhelg
      2. Honorar eksterne
    4. Fond: Vi har økt fondsverdien med 5,2 % på 1 ½ mnd (ikke realisert).
      1. ODIN Emerging Markets
      2. ODIN Europ C
      3. ODIN Sverige C
  1. Status kurs
    1. Nybegynnerkurs – 22 stk påmeldt
    2. Temakurs – Kryss og Sakadas, + flere utover høsten
  1. Arrangementer vårsemesteret
    1. Sara og Juampi – 2-4 mars 2018
    2. Solveig og Bogdan – januar?
  1. Status tangohuset
    1. Anlegg til Speilsalen
      1. Anskaffet.
    2. Golvet i milongasalen
      1. Nytt golv lagt.
    3. Golvet i speilsalen
      1. Flamenco-klubben i Trondheim ønsker å leie ca 10 timer pr uke fra nyttår. Forutsetningen er at vi legger nytt golv i Speilsalen. Her ser vi på en kostnadsdeling + søknad om midler fra TOBB.
      2. Styret syntes dette var en god ide som vil sikre oss stabile inntekter fremover.
    4. Dugnad
      1. Foreslår en dugnad for å få det litt triveligere i Tangohuset. Vi sjekker med interiørarkitekt som evt. kan bistå – Sigrid
      2. Sjekke FB om noen kjenner interiørarkitekter – Hjard
      3. Vi kommer tilbake med tidspunkt.
      4.  Hva:
        1. Maling av vegger
        2. Forheng foran åpningen bak bardisken
        3. Duker, gardinpynt, bilder på veggene, wall of fame, sofatrekk, puter etc.
        4. Flere møbler (finn.no)
        5. Noe i taket og rundt lampene?
    5. Fordeling av timer i Tangohuset høsten 2017
Dag Fra Til Timer/uke Hvem Status
Mandag 1730 1900 1,5 NTNUI Ok
Mandag 1900 2215 3,25 Bårds dans Ok
Tirsdag 1830 2000 1,5 NTNUI Ok
Onsdag 1830 2130 3 NTNUI Ok
Torsdag 1800 2130 Tango Ok
Sum 9.25

9. Eventuelt

A. Har forespurt Dokkhuset om mulighet for søndagsmilonga

Skrevet av Hjard Jensen


Styremøte Trondheim Tangoklubb 15. august 2017

Tilstede: Terje Tangen, Geir Ellingsen, Fabio Hernandez, Hjard Jensen
Forfall: Solfrid Helsø, Sigrid S. Berge
Sted: Tangohuset

  1. Gjennomgang av forrige møtereferat
    1. Ingen kommentarer.
  2. Status milonga
    1. Ingen ny status.
  3. Status practica
    1. Gjennomsnitt deltakere: 6,8 på sommerpractica. 10 stk på det meste.
    2. Enkel spørreundersøkelse lagt ut på Tango i Trondheim og omegn (Facebook).
  4. Arrangementer
    1. Sommeravslutning 16. juni ble gjennomført som en vanlig milonga
    2. Sara & Juampi 8-10 september
      1. Ordne med arrangement på deltaker.no – Terje – Ok
      2. Bestille flybilletter – fredag til mandag – Terje – Ok
      3. Program og flyers – Ok, men skal lage skrive ut noen flere
      4. Påmelding – 6 stk så langt
      5. Øl/Vin – Terje
      6. Privattimer – Ok. Fullbooket etter en dag.
      7. Gaver – Terje
      8. Dagmilonga – 1330-1530. Geir finner DJs og vertskap til dagtid.
      9. DJ – Nisse & Eva-Lena på kveldene,
      10. Vertskap for Sara & Juampi– Terje & Torill. Geir finner vertskap til evt kveldsmilonga.
      11. Overnatting Sara & Juampi – Terje
      12. Mat – Kurvfest
      13. Kontrakt – Terje
    3. Trondheim konsert & milonga weekend 22-24 september
      1. Promo/flyers – Terje
      2. Ordne med arrangement på deltaker.no – Terje – Ok
      3. Fredag Dokkhuset
        1. Vertskap – Trengs i praksis kun i billettskranken – Hjard
        2. DJ – Bogdan – Ok
        3. El Muro & venner spiller fra 20-22. Dans foran scenen. Fra 22-00 danser vi i baren eller utendørs.
        4. Billetter – Hjard skaffer billetter fra Dokkhuset som kan selges til venner og kjente (rabattert)
        5. Kontrakt Dokkhuset – Hjard
        6. Ser på muligheten for å skaffe et vinylbelegg 4×4 for utedansing. Hvis ikke tar vi med fra Tangohuset – Terje
        7. Kost for å feie – Terje
        8. Gaver DJ – Hjard
      4. Lørdag
        1. Vertskap formiddagsmilonga 13-17 – Geir
        2. Vertskap kveld – Solfrid/Hjard
        3. DJ formiddag – Bogdan
        4. DJ kveld – Solveig
        5. Kåre Simonsen og Chulo tangotrio spiller
        6. Mat – brød/pålegg dagmilonga – Solfrid. Terje sjekker suppe.
        7. Øl/Vin – Terje
      5. Søndag
        1. Vertskap formiddag 13-17 – Solfrid?
        2. DJ formiddag – Geir skaffer
        3. Mat – brød/pålegg dagmilonga – Solfrid/Hjard
    4. Alexa & Edwin 27-29. oktober
      1. Deltaker.no – Terje
      2. Program – Hjard
      3. Hotell – Hjard – Ok
      4. Flybilletter – Hjard
      5. Øl/Vin – Terje
      6. Privattimer – Terje. Hjard skaffer tidspunkter.
      7. Gaver – Hjard
      8. DJ – Irem – Ok
      9. Vertskap – Geir
      10. Mat – Kurvfest
      11. Kontrakt – Hjard
    5. 25-års jubileum
      1. Trondheim tangoklubb er 25 år i år. Vi markerer dette med en spesiell festmilonga lørdag 28. oktober under Alexa og Edwin helgen.
      2. Logo av Trondheim tangoklubb + 25 år – Terje
    6. Kulturnatt Trondheim 2017
      1. Har fått tilbud om å danse i Tordenskjoldsparken – minneparken etter 22. juli, ved siden av Frimurerlosjen. Har også søkt om et lokale i sentrum hvor vi kan arrangere en vanlig milonga denne kvelden. Hjard følger opp dette.
  5. Status økonomi
    1. God økonomi pr 15/8 2017
    2. Hjard sjekker opp fondstjenesten.
  6. Status kurs
    1. Nybegynnerkurs – 18 stk påmeldt
  7. Teknikkurs – Inguna ønsker å kjøre kurs på practica.
    1. Temakurs – 2 + 3 kvelder før høstferien + 3 kvelder etter?
  8. Status tangohuset
    1. Anlegg til Speilsalen
      1. Hjard anskaffer nytt anlegg – sjekke med Xact først
    2.  Renholder
      1. Charlotte Jensen overtar renholdsjobben etter Geir Roar.
    3. Golvet i milongasalen
      1. Vi må gjøre noe med golvet i milongasalen. Terje sjekker ut hvilket vaskemiddel som kan benyttes.
      2. Vi diskuterte også å legge et nytt golv oppå det gamle, med litt demping under. Terje sjekker priser på dette. Mål om å få dette på plass før Sara & Juampi.
    4.  Dugnad
      1. Foreslår en dugnad for å få det litt triveligere i Tangohuset. Terje sjekker med interiørarkitekt (tangodanser) som evt. kan bistå.
      2. Tirsdag 29/8: 1800 – 2000. Avslutter med practica 2000-2300.
      3. Maling av vegger
      4. Forheng foran åpningen bak bardisken
      5. Duker, gardinpynt, bilder på veggene, wall of fame, sofatrekk, puter etc.
      6. Flere møbler (finn.no)
      7. Noe i taket og rundt lampene?
    5. Fordeling av timer i Tangohuset høsten 2017 (NTNUI vil benytte salen til hip-hop og ballett):
 

Dag

 

Fra

 

Til

 

Timer/uke

 

Hvem

 

Status

Mandag

1730

1900

1,5

NTNUI

Ok

Mandag

1900

2215

3,25

Bårds dans

Ok

Tirsdag

1730

1830

1

Samba

Forespurt

Tirsdag

1830

2000

1,5

NTNUI

Ok

Onsdag

1830

2130

3

NTNUI

Ok

Torsdag

1800

2130

Tango

Ok

Sum

10.25

Skrevet av Hjard Jensen


Styremøte Trondheim Tangoklubb 30. mai 2017

Tilstede: Terje Tangen, Geir Ellingsen, Solfrid Helsø, Sigrid S.Berge, Fabio Hernandez, Hjard Jensen
Sted: Tangohuset

  1. Gjennomgang av forrige møtereferat
    1. Ingen kommentarer.
  1. Status milonga
    1. Krem Kaffebar legger ned driften. Vi må se oss om etter andre muligheter. Forslag som kom opp var Sellanraa og Ni Muser. Hjard sjekker opp.
    2. Gjennomsnitt antall deltakere: 16,4 pr 26/5. En liten oppgang i forhold til samme tid forrige år (15,2).
  1. Status practica
    1. Siste practica på Lademoen Bydelshus er 6. juni.
    2. Gjennomsnitt antall deltakere: 24,4. En liten oppgang i forhold til samme tid forrige år (23,3).
  1. Arrangementer
    1. Sommeravslutning 16. juni
      1. Vi gjennomfører sommeravslutning som en vanlig milonga.
    2. Sara & Juampi 8-10 september
      1. Ordne med arrangement på deltaker.no – Terje
      2. Bestille flybilletter – fredag til mandag – Terje
      3. Program og flyers er klare og blir straks publisert.
    3. Trondheim konsert & milonga weekend 22-24. september
      1. Generelt
        1. Promo/flyers – Terje
        2. Ordne med arrangement på deltaker.no – Terje
      2. Fredag Dokkhuset
        1. Vertskap – Trengs i praksis kun i billettskranken – Geir finner person
        2. El Muro & venner spiller fra 20-22. Dans foran scenen. Fra 22-00 danser vi i baren eller utendørs. DJ – Bogdan
        3. Billetter – Hjard skaffer billetter fra Dokkhuset som kan selges til venner og kjente (rabattert).
        4. Avtale Dokkhuset – Hjard
      3. Lørdag
        1. Vertskap formiddag – Geir finner person
        2. DJ formiddag – Bogdan
        3. Vertskap kveld – Geir finner person
        4. DJ kveld – Solveig
        5. Kontrakt inngått med Kåre Simonsen.
      4. Søndag
        1. Vertskap formiddag – Geir finner person
        2. DJ formiddag – Solveig
    4. Alexa & Edwin
      1. Ordne med arrangement på deltaker.no – Terje
      2. Program – Hjard sjekker med Alexa & Edwin
      3. Hotell og flybilletter – Hjard bestiller
    5. Oppsummering Irem & Gøran
      1. Styret tok en gjennomgang av spørreundersøkelsen og konkluderer med at det var et vellykket arrangement.
  1. Økonomi
    1. God økonomi i klubben pr 29/5.
    2. Sara & Juampi og Nico Bottega – begge arrangementene gikk i pluss.
    3. Irem & Gøran: Arrangementet gikk med et lite minus.
    4. Hjard kjøper andeler i 3 fond i henhold til Årsmøtets beslutning.
  1. Kurs
    1. Terje & Torill: Milonga & Giro gjennomført. Litt få deltakere.
    2. Ragnhild & Hjard: Påbygningskurs gjennomført. Litt få deltakere.
    3. Nybegynnerkurs: Annonsering starter 1. juni. Allerede 2 påmeldte.
  2. Eventuelt
    1. Anlegg til Speilsalen
      1. Styret vedtok å anskaffe musikkanlegg til 10.000 pluss/minus. Dette blant annet på bakgrunn av ønsker fra utleiere som trenger mer “trøkk” (hiphop). Hjard sjekker 4Sound & HiFi-klubben.
    2. Styrets fullmakter og rutiner
      1. Avtaler som gjøres med artister o.l. og som innebærer en økonomisk forpliktelse for klubben må diskuteres og godkjennes av styret. Det er tilstrekkelig at man tar opp dette i fellesrommet på Messenger. Kontrakt må også være på plass før arrangementer slik at vi unngår situasjoner med uenighet og uklarhet om hva som er avtalt. Styret må også informeres om andre aktiviteter som planlegges gjennomført i klubbens regi.
    3. Lademoen Bydelshus
      1. Styret besluttet å forlenge avtalen med Lademoen Bydelshus for høsten 2017 slik at practica fortsatt holdes der på tirsdager.
    4. Fordeling av timer i Tangohuset (høsten 2017):
      Dag Fra Til Timer/uke Hvem Status
      Mandag 1900 2215 3,25 Bårds dans Ok
      Tirsdag 1730 1830 1 Samba Forespurt
      Tirsdag 1830 2130 1,5 NTNUI Ok
      Onsdag 1830 2000 1,5 NTNUI Ok
      Torsdag 1800 2130 Tango Ok

      Skrevet av Hjard Jensen


Styremøte Trondheim Tangoklubb 25. april 2017

Tilstede: Terje Tangen, Geir Ellingsen, Solfrid Helsø
Forfall: Sigrid Slettebakk Berge, Fabio Hernandez
Sted: Tangohuset

  1. Gjennomgang av forrige møtereferat
    1. Ingen kommentarer.
    2. Møtereferat skrives heretter på norsk
  2. Trondheim milonga weekend
    1. Fredag 22. september – konsert på Dokkhuset med tangoorkester
      1. Har fått tilbud om å bidra med et fast beløp mot gratisbilletter.
      2. Konsert vil vare fra 20-22 med mulighet for å danse til musikken
      3. Etter konserten kan vi danse i et rom tilstøtende til baren. Rommet er ikke veldig stort, men kan fungere greit. Samme golv som i konsertsalen (steingolv). Ikke optimalt, men det fungerte i fjor under Tangueros del norte. Det vil pågå en fusion/funk-konsert i konsertsalen fra 22-00 som vi har gratis adgang til.
      4. Vi kan danse utendørs på eget golv om det er fint vær.
    2. Lørdag 23. september – Tangohuset
      1. Dagmilonga
      2. Kveldsmilonga
    3. Søndag 24. september – Tangohuset
      1. Dagmilonga
      2. Kveldsmilonga på Krem (eventuelt)
    4. Generelt
      1. Skaffe DJ til milongaene (Geir/Terje)
      2. Catering (Sigrid)
      3. Hjard avtaler med Dokkhuset og tangoorkestret.
  3. Ny kasserer/regnskapsfører
    1. Alina-Diana slutter som kasserer/regnskapsfører og trer også ut av styret.
    2. Karin Bjørg Eggen overtar som kasserer/regnskapsfører fra 2. mai. Alina setter henne inn i alle oppgavene. Hjard gir nødvendige tilganger.
  4. Irem & Gøran 5-7 mai
    1. Instruktørene bor hos Hjard
    2. Vi satser på kurvfest
    3. Husk lunsj til instruktørene (Hjard)
    4. Vertskap på milongane (dag og kveld) – Solfrid hjelper Geir med å finne noen som kan bistå. Hjard er vert i forhold til instruktører.
    5. DJ
      1. Terje sjekker med utenbys DJ for lørdag (evt også fredag)
      2. Geir sjekker DJ for dagmilonga
  5. Avslutningsmilonga 16. juni
    1. Tangokonsert? – Geir sjekker orkester
    2. Lokale – Hjard sjekker om Trondheim Kunsthall kan være aktuell.
  6. Practica status
    1. Godt oppmøte. Relativt greit med vertskap for resterende kvelder.
  7. Milonga status
    1. Vanskelig å finne vertskap. Fortsatt noe lavt oppmøte fredager.
  8.  Kursstatus
    1. Påbyggingskurs 4 torsdager fra 27. april – Ragnhild + Hjard som hjelpefører
    2. Surprise in giros 2 mandager fra 15. mai – Torill og Terje
    3. Milonga 2 mandager fra 15. mai – Torill og Terje
  9. Status økonomi
    1. Hjard har søkt om VPS-tilgang for å kunne kjøpe fond.
    2. Økonomien er tilfredsstillende.
  10. Sara & Juampi, Alexa & Edwin
    1. Vi ønsker kurs for Beginners fredag, lørdag og søndag.
    2. Vi ønsker resten av kursene som Intermediate
  11. Eventuelt
    1. Premiere på “Our last tango” – 21 stk tilstede på filmen. Dansing i foajeen av to par. Mange tilskuere. Delte ut flyers.
    2. Utleie av Tangohuset
      1. Bårds danseskole ønsker å fortsette fra høsten
      2. NTNUI ønsker å fortsette fra høsten
      3. Har fått to ny interessenter fra 2018
    3. Jose el de la quimera som DJ på practica.

Skrevet av Hjard Jensen


Board Meeting Trondheim Tangoklubb 21. March 2017

Present: Terje Tangen, Geir Ellingsen, Solfrid Helsø, Sigrid Slettebakk Berge, Hjard Jensen
Meeting location: Lademoen Bydelshus 

  1. Constitution
    1. The board constituted itself.
    2. Hjard was re-elected leader of the board for a new period.
  2. Meeting dates and location
    1. The board meets Tuesdays 17-19 at Lademoen Bydelshus once a month.
    2. Next meeting date is 25. April.
  3. Roles and responsibilities
    1. Course responsible
      1. Terje
    2. Milonga and practica responsible
      1. Geir – need assistance from other board members to get milonga/practica hosts
    3. Responsible PR/marketing/Facebook/Web
      1. Terje and Hjard
    4. Responsible Tangohuset (rental, cleaning, contracts etc)
      1. Hjard
    5. Responsible External weekends
      1. Hjard (point of contact) – need assistance from other board members)
    6. Responsible Concerts and other events
      1. Hjard – need assistance from other board members
    7. Responsible Economy
      1. Alina-Diana
  4. Economy
    1. No economy report was presented in the meeting. It is assumed that our external weekend with Sara and Juan Pablo gave a small incomeJ .
  5. Events
    1. Nico
      1. Solfrid handles this event.
      2. Solfrid provides short presentation of Nico and available dates/price for private lessons. Hjard will publish.
      3. There will be lesson by Nico at practica 28. March.
      4. Nico will be DJ at the milonga 31. March.
    2. Our last tango
      1. Premiere 21. April (Friday)
      2. Milonga afterwards
    3. Irem & Gøran
      1. Hjard will be hosting and housing the instructors.
      2. To be planned in more detail at next board meeting.
    4. Summer event
      1. Solfrid contacts an Argentinean couple for an event in June.
    5. September event
      1. Sara and Juan Pablo are available for 8-10 September weekend. Details to be sorted out.
    6. Trondheim Milonga Weekend (TMW)
      1. 22-24. September
      2. An Argentinean/Norwegian quintet will visit Trondheim (Dokkhuset) 22. September. Concert and milonga after the concert (either at Dokkhuset or Tangohuset). Details to be sorted out.
      3. Day-milonga Saturday and Sunday
      4. Evening milonga Saturday
      5. External DJ.
      6. Food: Sigrid checks her contact.
      7. Open Kindergarden at Tangohuset – Hjard checks possibilities for opening during daytime milongas.
    7. October event
      1. Alexandra and Edwin have confirmed they are available for the weekend 27-29 October. Details to be sorted out.
    8. January and March 2018
      1. The board wants to provide external instructors to give more continuous lessons for next year. We have some names on our list and will check this out.
      2. There will be a package with special prices for early birds.
  6. Courses
    1. Next theme courses will be 15. and 22. May (Mondays).
  7. Any other business
    1. Hjard will check the possibility to extend the contract with Tangohuset for a new period.
    2. If contract is renewed, we need to do some voluntary work. Sigrid has some ideas.

Minutes by: Hjard Jensen


Board Meeting Trondheim Tangoklubb 31. January 2017 

Present: Terje Tangen, Geir Ellingsen, Alina-Diana Potlog
Meeting location: Lademoen Bydelshus 

  1. Review of previous minutes from Meeting 
    1. Minutes approved. No comments.
  2. Annual Meeting
    1. All documents for the annual meeting were finished and will be sent to the members February 1.
      1. Annual report
      2. Accounting
      3. Budget
    2. Revision report and election committee report will be presented in the annual meeting.
  3. Spring events
    1. We will invite:
      1. Nico Bottega 31 March – 2. April
      2. Irem/Gøran – May 5-7.
  4. VAT-registry
    1. The club will not enter the VAT-registry. 
  5. Flower box at Tangohuset
    1. The box was tried to be removed, but there is no floor under it.
  6. Trondheim Milonga Weekend
    1. We will arrange this medio September. 

Minutes by Hjard Jensen


Board Meeting Trondheim Tangoklubb 13. December 2016

Present: Terje Tangen, Geir Ellingsen, Alina-Diana Potlog
Meeting location: Lademoen Bydelshus

  1. Review of previous minutes from Meeting
    1. Minutes approved. No comments.
  2. Contract at Båtsmannsgata 4
    1. We will enter negociations with the owner of Båtsmannsgata 4 in order to take over the responsibilities of renting the facilities as Xact has cancelled their agreement. It will be a half year contract with possibilities of extentions. We will also buy some of the furniture from Xact. This means we will have the right to use the facilities all days of the week and also rent away the time we don’t use.
  3. Financial status
    1. Finance is healthy. Positive result at the end of the year.
  4. Status courses
    1. 9 on intermediate course so far. Mostly beginners from the autumn course.
    2. 0 on beginner course so far
    3. No more courses planned rest of the year.
  5. Status practicas
    1. 30 dancers at each practica the last period.
    2. January 3. first practica
  6. Status milongas
    1. Fridays: Too early with start at 20:00. 21:00-00:00 from 2017.
    2. January 6. first milonga
    3. Romjulsmilonga
      1. 29/12 18:00-22:00.
      2. DJ Terje
      3. Geir find host.
      4. Cookie-party, bring leftovers from Xmas
      5. Internet Connection – Hjard checks.
    4. Some (many) haven’t sent in lists from milongas and practicas. Alina checks.
  7. Annual Meeting
    1. Annual report – Terje & Hjard has started on the report. Rest of board members to check and fill in.
    2. Budget and accounting – need to agree upon this in  next board meeting
    3. Change of statutes – Board has some improvements.
    4. Date of Meeting – 7. February 17:00-19:00.
  8. Other

Minutes by Hjard Jensen


Board Meeting Trondheim Tangoklubb 15. November 2016

Present: Terje Tangen, Geir Ellingsen, Alina-Diana Potlog
Meeting location: Lademoen Bydelshus

  1. Review of previous minutes from Meeting
    1. Minutes approved. No comments.
  2. Xact
    1. Renew contract for 1/2 year if possible from January 2017
  3. Status courses
    1. Boleo + sacada Terje & Torill – 10 dancers.
    2. Beginner class 2017– Starting January 12.
    3. Intermediate class – Starting January 12 (7 dancers).
    4. Practica class Lena & Hjard – Starting November 22.
    5. Workshops continue spring 2017 – Terje & Torill ++
  4. Status practica
    1. Practica list as before
    2. Still many people present (25+)
  5. Status milonga
    1. Concert at a milonga in February, Terje checks band and date.
    2. Beginner milonga – December 1.
    3. Beginner practica (2017) – once per month (starting February)
    4. Romjuls-milonga? December 29? Check on FB if there is interest.
  6. March weekend
    1. Started planning for March weekend. Using experiences from October weekend. Tasks available in Asana.
  7. October weekend
    1. Some small problems with hotel booking.
    2. Got very good feedback from a lot of participants. Very few complaints.
    3. Instructors were very pleased with everything.
    4. Xact worked very well for both courses, private lessons and milongas.
    5. Deficit of NOK 504 before tax (kunstnerskatt).
    6. 59 “participants” (unique order lines).
  8. Financial status
    1. Financial status is healthy – good economy
    2. Savings account – 0,1% interest rate. Check other banks for better terms.
    3. Frilynt
      1. Started registering courses for 2017. Can apply for support after end of courses.
    4. Grasrotandelen
      1. 2 members – generated NOK 50 so far :-).
    5. RF-1091B (tax form)– Alexandra/Edwin and Maria Ines/Jorge sent to Skatteetaten.
  9. Tango market
    1. Ragnhild is arranging this November 29.

Minutes by Hjard Jensen


Board Meeting Trondheim Tangoklubb 11. October 2016

Present: Terje Tangen, Geir Ellingsen, Alina-Diana Potlog
Meeting location: Lademoen Bydelshus

  1. Review of previous minutes from meeting
    1. Minutes approved
  2. Status courses
    1. Beginner class Terje & Torill – 17 dancers
    2. Milonga course Terje & Torill – 8 dancers
    3. Back to basic #1 Guro & Ragnhild – 8 dancers
    4. Back to basic #2 Guro & Ragnhild – Scheduled week 42 and 43
    5. November: Boleo + something else Terje & Torill
  3. Status practica
    1. Hard to get hosts for practicas. Members should volounteer!
    2. Will have a list with names prefilled from next year, letting each responsible of finding substitutes.
    3. 23 dancers as an average for first half year
  4. Status milonga
    1. Hard to get hosts for milongas. Members should volounteer!
    2. Practica – 16 dancers as an average for first half year. Very few the last 3 weeks (10-12)
    3. People don’t come early, even thoug the survey indicated people want to start earlier.
    4. We would like to start milonga with a concert once a month – Terje checks group.
    5. We will also try to have theme courses Fridays from 20-21.
    6. Announcing every week the milongas.
  5. Financial status
    1. Frilynt
      1. Recruit members under 26 so we can apply for more support – cooperate with NTNUI tango
    2. Grasrotandelen
      1. Must be marketed more. People should join Grasrotandelen and automatically give 5% of what theu use on Lotto/Norsk tipping to Trondheim tango. Se more here.
    3. Balance sheet first half year finished.
      1. Financial status is healty – good economy
    4. Contract with Maria & Jorge – Laila got it.
  6. October weekend
    1. Daytime milonga Saturday and Sunday 13-16. Terje & Torill hosts Saturday. DJ – Nisse? Inguna host Sunday?
    2. Basket party – everybody brings food – organized by Inguna
    3. Furniture – buy sofa group. Terje gets round table + chairs. Benches from kindergarden.
    4. Buy tic tacs, markers, knives/forks/spoons – Hjard
    5. Check price of plane tickets with Heidi.
    6. Ad-hoc enlistment for courses, use iZettle/mCash/Vipps – Terje
    7. Responsibilities:
      1. Courses – Enlistment – Hjard
      2. Host Friday milonga – Hjard
      3. Host Saturday milonga – Hjard
      4. Kitchen, lemon/cucumber water – Inguna ++ (get volounteers to help in the kitchen)
      5. Alcohol license + wine – Terje
      6. Daytime DJ Sunday – Geir asks in Trondheim tango.
    8. Cleaning at Xact – not very good cleaning so far
    9. Heat pumps at Lademoen – where is the Remote Control?

Minutes by Hjard Jensen

Board Meeting Trondheim Tangoklubb 23. August 2016

Present: Terje Tangen, Geir Ellingsen, Hjard Jensen (secretary)
Meeting location: Lademoen Bydelshus.

  1. Review of previous minutes from meeting
    1. Minutes approved
  2. Milongas and practicas
    1. Location for milongas
      1. We will try out the Xact dansestudio location at Båtsmannsgata 4 for 2 milongas. Feedback from the members will help the board decide where to host future milongas.
      2. The board will decorate the Xact dansestudio before the Friday milonga.
    2. Location for practicas
      1. We will continue to host practicas at Lademoen Bydelshus until next year. We have an option of moving this to Xact.
      2. We will arrange beginner practicas (also open for regular members) Thursdays from 1930-2200 at Båtsmannsgata 4, unless there are courses.
    3. Start of Friday milongas
      1. The survey showed that a majority wants to start Friday milongas earlier. We will try this the first 2 milongas, starting time 2000. Hopefully people will come earlier.
    4. Info text on the milonga and practica participant’s lists
      1. The scanning of milonga and practica lists is not good. Geir will make a new template with new instructions for the milonga and practica hosts.
    5. Private practica for members only
      1. We have a contract with Xact to use the locations from 1500-2200 every Thursday. The time from 1500-1800 will be reserved for members who want to practice their own skills. Just ask the board for key, or make an arrangement with Xact directly if they are present.
  3. External weekend spring 2017
    1. Sara & Juampi are chosen as the next big tango event in Trondheim, spring 2017! They are both DNI-instructors and we are very lucky to have them here :-).
    2. The dates for the spring weekend will be announced later.
  4. Courses autumn 2016
    1. Terje will contact members in the club who kan host workshops and courses this semester and make a full plan for this.
    2. Only 4 have enlisted for beginner course. We need some effort from all of our members to get more people to take the course.
      1. Spread the news to all your facebook-friends.
      2. Terje will make posters and flyers. Please grab some at the Friday milonga, and spread them around Trondheim. Put them on boards at your local grocery store.
      3. Hjard will visit cafes and bars during the weekend and spread the flyers.
      4. We will try to organise a tango event at Sirkus Shopping Saturday 27. August to recruit for the beginner class. Hjard will contact Sirkus to get permission. We need dancers to perform for an hour or so!
  5. Activities
    1. Cross-dance evening
      1. Would it be interesting to contact other dance clubs in Trondheim and have a common dance evening? E.g. salsa and swing, or perhaps other clubs (hip-hop, modern…)? Hjard will make a brief facebook survey.
    2. Tango concert
      1. We got contacted by an Argentinean girl and her boyfriend who has a tango band and they would like to play at our milonga some time.
      2. We will allow this if they play danceable tango. Date to be decided later.
    3. Kulturnatten
      1. The same couple wants dancers from Trondheim tangoklubb to dance at their concert at Kulturnatten. We still need volunteers.
    4. October weekend
      1. Hjard will contact the couple and check if everything is settled.
      2. Hotel booking is ok (last board fixed this)
      3. Hjard will be the host. Could use help of another tango member, preferably Spanish speaking.
      4. Only 7 people have enlisted so far. Do not forget to enlist!
      5. Hjard will check if we can have a live orchestra for parts of the Saturday milonga.
  6. Member survey
    1. The results of the survey will be published soon. We base a lot of our decisions on this survey (majority rules!).
    2. We will buy a survey tool and continue to have yearly surveys.
  7. Financial status and issues
    1. QR-code
      1. We can now pay milongas, practicas and courses with mCash and Vipps. We encourage all to use these systems instead of cash.
    2. Grasrotandelen
      1. We will register the club in Grasrotandelen. This means that we get 5% out of what every member spends on Norsk Tipping, Lotto, Viking Lotto otc. We encourage all members to give their Grasrotandel to Trondheim Tango.
    3. Membership in a union
      1. The club is not member of any union. A membership means that we will get a lot of funding for our club, and we basically do not need to do anything else than report our activity to the union.
      2. The board has chosen to apply for membership in Frilynt which sorts under Kulturdepartementet.
  8. Home pages
    1. The homepages have gotten a face-lift. Please report if you experience any issues.
    2. We introduce a calendar at the homepage. This shows all events planned. If you want anything to show in the calendar, please contact Alina-Diana or Hjard.
  9. Advertising
    1. We have bought advertising space on facebook to marketing the beginner course.
    2. We are now in Adressa Det skjer (milongas, beginner course, October weekend).

Minutes by Hjard Jensen

Board Meeting Trondheim Tangoklubb 28. June 2016

Present: Alina-Diana Potlog, Terje Tangen, Geir Holstad Ellingsen, Hjard Jensen.

Place: Krambua

  1. Review of previous minutes from meeting
    1. Minutes approved
  2. New board structure
    1. Hjørdis has resigned as leader for Trondheim Tangoklubb. Hjard was elected as new leader.
    2. Brønnøysundregisteret has to be updated with new board info – Hjard
    3. Reports to Altinn: Hjard checks with Morten
  3. Financial status
    1. Since January 1st: 156.000 in to account, 106.000 out of account + savings account. Economical status is good.
    2. Refund of membership fee and annual fee for board members – Terje will produce report from deltaker.no and send to Alina-Diana for refund according to statutes.
    3. Upper limit for purchase to milongas: 200,-. Milonga hosts should deduct money of receipt for purchase  from income before transferring money to the club account.
    4. Birger is not paid yet for his DJ assignment during Maria Ines & Jorge – missing invoice
    5. Lena has free practica when giving lessons
    6. Terje & Toril will get 20% bonus for filling workshops the next period.
  4. Spring 2017
    1. Planned for March/April 2017
    2. We got a lot of suggestions from the survey. Here are the final candidates:
      1. Sigrid Van Tilbeurgh and Murat Erdemsel/Daniel Carlsson
      2. Noelia Hurtado and Carlitos Espinosa
      3. Kati and Tiha
    3. Hjard will send requests to all couples and ask for prices and availability. Final result will be decided by the board.
  5. Tango survey so far
    1.  We got 21 responses so far (we are 40 members in the club). Hjard will send friendly reminder.
  6. October weekend
    1. 7 participants have enlisted so far
    2. Eva-Lena has ordered tickets to Trondheim already (DJ)
    3. We will be using 2. and 3. floor in Bridgehuset. Booking already ok. Might be daytime milonga as well.
    4. Diana-Alina will make budget
    5. Terje is in charge of enlistment, poster and DJs
    6. Hjard will be host for the instructors and book hotel at Krem etc.
    7. Geir will be responsible for checking participants at courses and milongas.
  7. Summer activities
    1. Thursday dance at Krem Kaffebar – try again 30/6. If not very many people show up we might have to cancel until mid-July.
    2. Outdoor milonga Saturdays if good weather. Application is still not approved from Trondheim kommune.
  8. Recruitment
    1. We will continue to use mailinglist
    2. Terje will produce posters which members can put up on boards at offices and stores.
  9. Checking contract regarding practicas/milongas – Åse Tårnesvik 917 11 013. Contract is present in Dropbox. Start milonga/practica after summer around 25. Aug.
  10. We will use Asana for internal board chat. If not suitable, we will concider Messenger.
  11. Next meeting will be just before start of autumn practicas/milongas. Hjard sends invitation.

Minutes by Hjard Jensen


Styremøte Trondheim Tangoklubb 8. juni 2016

Tilstede: Alina-Diana Potlog, Terje Tangen, Geir Holstad Ellingsen, Hjørdis Helsø, Vanja Helene Fahrenheim. Hjard Jensen.

Møtested: Krambua

  • Gjennomgang/evaluering av helgen med Nico
  • Vanja fratrådte som styremedlem. Hjard ble valgt inn i hennes sted.
  • Planlegging av helgen 28 – 30 oktober med instruktørene Alexandra og Edwin. Oppgavefordeling og forespørsler om å få folk til å påta seg ansvar ift denne helgen. DJ Eva Lena Aahlberg har takket ja til DJ-oppdraget. Bør vi leie et annet lokale til denne helgen, vil Bridgehuset bli for lite til et så stort arrangement? Alternativer sjekkes ut. Styret vil bli glade for evt ideer og innspill fra medlemmer i klubben.

Referent: Hjørdis Helsø


Styremøte Trondheim Tangoklubb 12. mai 2016

Tilstede: Alina-Diana Potlog, Terje Tangen, Geir Holstad Ellingsen, Hjørdis Helsø, Vanja Helene Fahrenheim.

Møtested: Bare Blåbær, Solsiden

  • Planlegging og promotering ift helg med Nicolas Bottega fra Buenos Aires.
  • Hjard er vikar for Vanja, jobber med planer, websider og promotering av klubben.
  • Høstprogrammet påbegynnes. Stort arrangement i oktober må prioriteres.
  • Idémyldring rundt aktuelle og mulige instruktører.
  • Nytt lokale? Nye ideer.
  • Nytt styre, endringsinfo sendes Brønnøysundregisteret.

Referent: Hjørdis Helsø


Styremøte Trondheim Tangoklubb 19. april 2016

Tilstede: Alina-Diana Potlog, Terje Tangen, Geir Holstad Ellingsen, Hjørdis Helsø, Vanja Helene Fahrenheim.

Møtested: Bare Blåbær, Solsiden

1.       Valg av nytt styre, oppgavefordeling:

  • Hjørdis Margrethe Helsø; Leder
  • Geir Holstad Ellingsen; Milonga og Practika ansvarlig
  • Terje Tangen; Grunnkurs og temakurs-ansvarlig, nybegynnere. 12 ukers kurs sammen med Toril.
  • Vanja Helene Fahrenheim; Ansvarlig for planer, kontakter med instruktører, promotering av events, webwork.
  • Alina-Diana Potlog; Regnskaps og økonomiansvarlig.

2.       Planer og ansvarsområder fremover:

  • Nicolas Bottega, instruktør fra Buenos Aires, kurshelg 20 – 22 mai.
    Hjørdis ansvarlig for kommunikasjon og avtaler med Nico, samt avklaring av leie Bridgehuset for arrangementet.
  • Hjørdis ansvarlig for Bridgehuset, leieavtaler , kommunikasjon med Åse Tårnesvik
  • Berit Møbius har hittil hatt ansvar for Bydelshuset. Skal dette fortsette? Drøftes.
  • Geir som praktika og milongaansvarlig får ansvar for organisering av verter og DJ. Lister  til påmelding sendes ut.
  • Planlegging og innhenting av opplysninger, kunnskap om aktuelle instruktører, kontaktnett utad, ideer til videreutvikling av klubbens tilbud i opplæringen er felles ansvar, samarbeid med Vanja, hovedansvarlig.
  • Tilbud om yoga med Anastasia før Milonga fredager eller før practica tirsdager. Hjørdis gjør avtale med Anastasia.
  • Studenter får tilbud om et år gratis inngang på Practika. Rekrutteringsarbeid.
  • Hjørdis, lederansvar: overordnet ansvar, organisere og innkalle til styremøter, signere regnskap og lignende, med mer

Neste møte 24. mai (fremskyndet til 12. mai pga Hjørdis bortreist).

Referent: Hjørdis Helsø